KLASIFIKASI KOLEKSI UNTUK MENDUKUNG JDIH JAWA TIMUR

Perpustakaan hukum memiliki karakteristik yang khas dibandingkan dengan jenis perpustakaan lainnya. Koleksinya terdiri atas produk-produk hukum yang memiliki kekuatan mengikat secara yuridis, antara lain peraturan perundang-undangan, putusan pengadilan, naskah akademik, dokumen kebijakan publik, serta literatur ilmu hukum. Keberadaan koleksi tersebut bukan sekadar untuk kepentingan arsip semata, melainkan menjadi referensi aktif yang digunakan oleh aparatur pemerintah, praktisi hukum, akademisi, dan masyarakat umum.

Pengelolaan koleksi hukum dalam kerangka JDIH dilandasi oleh berbagai regulasi yang memberikan arah, kewenangan, dan standar pelaksanaan. Berikut adalah landasan hukum utama yang menjadi acuan pada undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan merupakan landasan fundamental penyelenggaraan perpustakaan di Indonesia. Undang-undang ini menegaskan bahwa perpustakaan wajib melakukan pengolahan koleksi secara sistematis dan terstandar agar koleksi dapat ditelusuri dan dimanfaatkan oleh pengguna perpustakaan secara optimal. Pasal 14 undang-undang ini secara eksplisit mengamanatkan bahwa layanan perpustakaan dilakukan secara prima dan berorientasi bagi kepentingan pengguna perpustakaan, yang hanya dapat terwujud apabila koleksi terklasifikasi dengan baik. Lebih lanjut, dalam konteks klasifikasi, Peraturan Presiden Nomor 33 Tahun 2012 ini secara implisit menuntut adanya sistem pengelolaan yang memungkinkan dokumen hukum mudah ditemukan dan diidentifikasi. Klasifikasi yang konsisten menjadi prasyarat agar JDIH dapat memenuhi fungsinya sebagai sumber informasi hukum yang terpercaya dan dapat diakses oleh seluruh lapisan masyarakat.

Di tingkat daerah, Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 4 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Perpustakaan memberikan landasan hukum yang kuat bagi pengelolaan perpustakaan di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur. Perda ini mengatur standar penyelenggaraan perpustakaan yang mencakup aspek koleksi, pelayanan, sumber daya manusia, sarana dan prasarana, serta sistem pengelolaan. Perda ini menjadi acuan bagi perpustakaan hukum yang berada di bawah naungan instansi pemerintah daerah Jawa Timur, termasuk dalam hal penerapan sistem klasifikasi koleksi. Standar pengolahan yang diamanatkan Perda ini mendorong penyelenggara perpustakaan untuk menerapkan klasifikasi yang baku, terukur, dan sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan di daerah

Sebagai regulasi yang paling teknis dan operasional, Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 62 Tahun 2021 tentang Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Provinsi Jawa Timur memberikan pedoman konkret dalam pengelolaan JDIH di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur. Peraturan ini mengatur secara rinci tugas dan fungsi unit pengelola JDIH, jenis dokumen yang wajib didokumentasikan, mekanisme pengelolaan, serta sistem layanan informasi hukum. Peraturan ini secara langsung menjadi acuan operasional bagi pustakawan dan pengelola JDIH dalam melaksanakan kegiatan klasifikasi koleksi hukum. Standar pengelolaan yang ditetapkan dalam Pergub ini memastikan bahwa setiap produk hukum daerah Jawa Timur terklasifikasi, tercatat, dan dapat diakses secara sistematis melalui portal JDIH.

Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum (JDIH) Jawa Timur adalah sistem pengelolaan dokumentasi hukum daerah yang terintegrasi, menghubungkan seluruh instansi pemerintah di lingkungan Provinsi Jawa Timur dalam satu jaringan informasi hukum yang terpadu. Keberadaan JDIH menjadi sangat penting mengingat Provinsi Jawa Timur merupakan salah satu provinsi dengan jumlah produk hukum daerah terbanyak di Indonesia, meliputi Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur, Peraturan Gubernur Jawa Timur, Keputusan Gubernur Jawa Timur, dan berbagai regulasi turunannya dari 38 kabupaten/kota.

Agar JDIH dapat berfungsi secara optimal, pengelolaan koleksi hukum harus dilakukan secara profesional dan terstandar. Salah satu aspek paling fundamental dalam pengelolaan koleksi adalah klasifikasi. Klasifikasi yang sistematis dan konsisten akan memudahkan temu kembali informasi, mendukung penyusunan kebijakan berbasis data, serta meningkatkan kualitas layanan informasi hukum kepada publik. Sebaliknya, absennya sistem klasifikasi yang memadai akan mengakibatkan kekacauan dalam pengelolaan koleksi dan menurunkan nilai manfaat JDIH secara keseluruhan.

Konsep Klasifikasi Koleksi Hukum

Klasifikasi dalam ilmu perpustakaan dapat didefinisikan sebagai kegiatan mengelompokkan bahan pustaka berdasarkan kesamaan subjek atau ciri-ciri tertentu dengan menggunakan sistem atau skema yang telah ditentukan. Kegiatan ini bertujuan memudahkan temu kembali informasi oleh pengguna perpustakaan.

Dalam konteks koleksi hukum, klasifikasi memiliki dimensi yang lebih kompleks dibandingkan dengan koleksi perpustakaan umum. Hal ini disebabkan oleh sifat koleksi hukum yang hierarkis, di mana setiap produk hukum memiliki kedudukan yang spesifik dalam sistem peraturan perundang-undangan nasional maupun daerah. Oleh karena itu, klasifikasi koleksi hukum tidak cukup hanya berdasarkan subjek ilmu, tetapi juga harus mempertimbangkan jenis produk hukum, instansi penerbit, hierarki regulasi, dan status keberlakuannya.
Prinsip-prinsip dasar yang harus dipenuhi dalam klasifikasi koleksi hukum antara lain:

• Konsistensi: penerapan kaidah klasifikasi yang sama untuk dokumen-dokumen sejenis.

• Spesifisitas: setiap dokumen ditempatkan pada kelas yang paling spesifik dan tepat.

• Komprehensivitas: seluruh koleksi hukum tercakup dalam sistem klasifikasi tanpa terkecuali.

• Fleksibilitas: sistem dapat dikembangkan seiring bertambahnya jenis koleksi baru.

• Keterbacaan: notasi klasifikasi mudah dipahami dan diterapkan oleh pustakawan.

Sistem Klasifikasi yang diterapkan dalam JDIH Jawa Timur

1. Dewey Decimal Classification (DDC)

Dewey Decimal Classification (DDC) merupakan sistem klasifikasi yang paling umum digunakan di perpustakaan di seluruh dunia, termasuk perpustakaan hukum di Indonesia. Dalam DDC edisi ke-23, koleksi hukum ditempatkan pada kelas utama 340 (Law), yang mencakup berbagai cabang ilmu hukum secara komprehensif.
Rincian subdivisi kelas 340 yang relevan bagi JDIH Jawa Timur adalah sebagai berikut:

• 340 — Hukum (Umum)

• 341 — Hukum Internasional dan Antarnegara

• 342 — Hukum Ketatanegaraan, Konstitusi, dan Pemerintahan

• 343 — Hukum Militer, Pertahanan, Keuangan Negara, dan Administrasi Publik

• 344 — Hukum Ketenagakerjaan, Sosial, Pendidikan, dan Kebudayaan

• 345 — Hukum Pidana

• 346 — Hukum Perdata dan Privat

• 347 — Hukum Acara Perdata dan Pengadilan

• 348 — Peraturan Perundang-undangan, Regulasi, dan Kasus

• 349 — Hukum Khusus Yurisdiksi dan Wilayah

Penggunaan DDC memberikan keunggulan berupa interoperabilitas dengan perpustakaan lain di tingkat nasional maupun internasional, sehingga pertukaran data bibliografi antara anggota JDIH dapat dilakukan secara lebih mudah dan efisien.

2. Klasifikasi Berdasarkan Hierarki Peraturan Perundang-undangan

Di samping DDC, JDIH Jawa Timur menerapkan klasifikasi yang mencerminkan hierarki peraturan perundang-undangan sebagaimana ditetapkan dalam Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011. Undang-Undang Nomor 15 Tahun 2019 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan. Klasifikasi ini menempatkan setiap produk hukum sesuai dengan tingkatan normanya dalam sistem hukum Indonesia, mulai dari UUD 1945, TAP MPR, Undang-Undang/Perppu, Peraturan Pemerintah, Peraturan Presiden, Peraturan Daerah Provinsi, hingga Peraturan Daerah Kabupaten/Kota. Pemahaman hierarki ini sangat penting agar pengguna JDIH dapat dengan cepat mengidentifikasi kedudukan suatu peraturan dan hubungannya dengan peraturan lain.

3. Klasifikasi Berdasarkan Bidang/Subjek Hukum

Klasifikasi berbasis subjek hukum diterapkan untuk memudahkan pengguna yang membutuhkan referensi pada bidang kebijakan tertentu. Bidang-bidang yang lazim diklasifikasikan dalam JDIH Jawa Timur meliputi: pemerintahan umum dan otonomi daerah, keuangan dan aset daerah, pertanian dan ketahanan pangan, lingkungan hidup dan sumber daya alam, ketenagakerjaan dan transmigrasi, pendidikan dan kebudayaan, kesehatan dan sosial, perdagangan dan investasi, serta infrastruktur dan tata ruang. Klasifikasi subjek ini sering dikombinasikan dengan DDC untuk menghasilkan notasi yang lebih informatif dan spesifik.

Prosedur Teknis Klasifikasi Koleksi Huku di JDIH Jawa Timur

Kegiatan klasifikasi koleksi hukum di JDIH Jawa Timur dilaksanakan melalui prosedur teknis yang terstandar dan berurutan. Berikut adalah tahapan utama dalam proses klasifikasi:

Tahap 1 Penerimaan dan Identifikasi Dokumen

Setiap dokumen hukum baru yang diterima baik melalui pengiriman resmi dari instansi penerbit, pembelian, maupun hasil penelusuran aktif oleh pustakawan dicatat dalam buku induk penerimaan. Pustakawan kemudian melakukan identifikasi awal terhadap jenis dokumen, nomor, tanggal penetapan, instansi penerbit, dan status berlakunya.

Tahap 2 Analisis Subjek

Pustakawan membaca dan menganalisis isi dokumen secara mendalam untuk menentukan subjek utama yang dikandungnya. Dalam dokumen peraturan perundang-undangan, analisis subjek dilakukan dengan memperhatikan judul, konsideran, diktum, dan lampiran. Hasil analisis ini menjadi dasar penentuan nomor klasifikasi DDC dan tajuk subjek yang akan diberikan.

Tahap 3 Penentuan Notasi Klasifikasi DDC

Berdasarkan hasil analisis subjek, pustakawan menentukan nomor klasifikasi DDC yang paling tepat mengacu pada bagan DDC edisi terbaru dan pedoman klasifikasi lokal (local classification manual) yang telah disusun oleh unit JDIH. Apabila sebuah dokumen mencakup lebih dari satu subjek, diterapkan prinsip first facet atau nomor klasifikasi diberikan berdasarkan subjek yang paling dominan.

Tahap 4 Pengisian Metadata dan Katalogisasi

Setelah notasi klasifikasi ditetapkan, pustakawan mengisi metadata dokumen secara lengkap sesuai standar metadata JDIH Nasional. Metadata yang wajib diisi meliputi: judul dokumen, nomor dan tahun penetapan, jenis produk hukum, instansi penerbit, tanggal berlaku, nomor klasifikasi DDC, tajuk subjek, abstrak singkat, status berlaku (berlaku/dicabut/diubah), dan tautan dokumen digital.

Tahap 5 Verifikasi dan Pengunggahan

Data klasifikasi dan metadata yang telah diisi selanjutnya diverifikasi oleh koordinator pustakawan untuk memastikan akurasi dan konsistensinya. Dokumen yang telah lolos verifikasi kemudian diunggah ke dalam sistem informasi JDIH Jawa Timur dan disinkronisasi dengan portal JDIH Nasional. Dokumen fisik disimpan pada rak atau lemari yang telah tertata sesuai urutan nomor klasifikasi.

Kesimpulan

Klasifikasi koleksi hukum merupakan elemen fundamental yang tidak dapat dipisahkan dari keberhasilan pengelolaan JDIH Jawa Timur. Berdasarkan kajian yang telah dilakukan, dapat disimpulkan bahwa penerapan sistem klasifikasi yang terstandar mengintegrasikan DDC kelas 340, hierarki peraturan perundang-undangan, dan klasifikasi subjek hukum terbukti efektif dalam meningkatkan aksesibilitas dan temu kembali informasi hukum daerah.
Landasan hukum yang kuat dari Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007, Peraturan Presiden Nomor 33 Tahun 2012, Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 4 Tahun 2014, dan Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 62 Tahun 2021 memberikan legitimasi sekaligus kewajiban bagi setiap unit JDIH untuk melaksanakan kegiatan klasifikasi secara profesional dan berkelanjutan. Peran pustakawan sebagai tenaga profesional pengolahan koleksi menjadi faktor kunci yang menentukan kualitas keseluruhan sistem JDIH.

Saran

Berdasarkan hasil kajian ini, disampaikan rekomendasi sebagai berikut:
1. Pengelola JDIH di tingkat provinsi dan kabupaten/kota mengalokasikan anggaran yang memadai untuk pengembangan kompetensi pustakawan dalam bidang klasifikasi dan pengolahan koleksi hukum.
2. Dilakukan evaluasi berkala setiap tahun terhadap konsistensi dan kualitas klasifikasi koleksi hukum yang telah diunggah ke portal JDIH.
3. Pemerintah Provinsi mendorong percepatan pengangkatan pustakawan fungsional di seluruh unit anggota JDIH yang belum memiliki tenaga pustakawan profesional.
4. Dikembangkan sistem automasi pengolahan koleksi (Integrated Library System) yang mendukung kegiatan klasifikasi secara terpadu di seluruh jaringan JDIH Jawa Timur.