Atas sebuah konsep Processing (Description)

tag: Ilmu Informasi dan Perpustakaan, Universitas Airlangga, Arsip, Digital Era

Dokumen yang akan disimpan sebagai arsip perlu dideskripsikan terlebih dahulu agar dapat dikelola dengan baik. Arsip dideskripsikan menggunakan metadata. Maksudnya satu buah arsip dideskripsikan melalui serangkaian metadata yang disebut skema metadata. Perlu adanya standar metadata yang akan digunakan di sebuah lembaga agar setiap arsip memiliki skema metadata yang sama. Secara menyeluruh arsip memiliki muatan kualitas informasi yang sama. Dalam menentukan skema metadata dapat mengacu pada ISAD (International Standard Archive Description).

Arsip perlu dideskripsikan agar setiap orang dapat mengetahui dan memahami kandungan isi serta konteksnya juga dapat dengan mudah menemukannya saat sedang dibutuhkan. Data deskripsi ini disebut Metadata.

Metadata dapat digunakan untuk mengidentifikasi, otentifikasi, dan memahami konteks informasi, proses dan sistem yang dibuatnya.

Disisi lain, metadata memungkinkan titik untuk mengontrol, mengelola, mencari dan melestarikan informasi seiring berjalannya waktu.